Những mẫu thiết kế hồ sơ năng lực kém sáng tạo, thiếu chuyên nghiệp, nội dung nghèo nàng… là một thảm hại cho thương hiệu. Bài viết sau đây Saigonlogo sẽ giúp bạn nhận diện được một thiết kế như thế nào được cho là chuyên nghiệp, ghi điểm với khách hàng của công ty, nâng tầm thương hiệu.

Hồ sơ năng lực của công ty là gì ?

Hồ sơ năng lực (HSNL) hay còn gọi theo tiến anh với hai tên gọi đó là profile company hoặc một số trường hợp được gọi là company credentials, cả hai tên tiếng anh này điều có chung một ý nghĩa đó là một tập tài liệu về doanh nghiệp mà thông qua đó người đọc có thể hiểu một cách tường tận về doanh nghiệp của đối tác từ giới thiệu, ngành nghề kinh doanh, nhân sự, tài chính, năng lực triển khai, các dự án… tất cả được thiết kế trình bày dưới dạng văn bản, hình ảnh hoặc video.

Với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt thì các doanh nghiệp ngày nay quan tâm nhiều hơn đến hình ảnh của thương hiệu, cách thương hiệu xuất hiện trước các đối tác thông qua các ấn phẩm thiết kế được đầu tư nghiêm túc hơn. Thiết kế profile công ty đẹp sẽ là một tấm vé thông hành giúp doanh nghiệp bạn kết nối đến khách hàng tiềm năng, vượt qua vòng gửi xe một cách dễ dàng.

Nhu cầu dịch vụ thiết kế profile công ty tăng cao cho nên các công ty thiết kế ngày nay cũng nhiều hơn với mức độ chuyên nghiệp được cải thiện nhiều so với trước đây. Các công ty ty này với đội ngũ nhân viên thiết kế hùng hậu sẽ triển khai mọi nhu cầu của các doanh nghiệp một cách nhanh chóng. Tất nhiên bạn cũng có thể tự thiết kế hồ sơ năng lực cho công ty mình mà không cần thuê dịch vụ nhưng với điều kiện công ty bạn phải tuyển nhân sự thiết kế đảm trách công việc này.

Thế nào là một profile công ty chuyên nghiệp ?

Đầu tiên ta phải xét tới cấu trúc thiết kế hồ sơ năng lực đó, một thiết kế chuyên nghiệp cần có cấu trúc thật logic giúp người xem hình dung ra được câu chuyện mà thương hiệu bạn muốn nói một cách mạch lạc có trật tự. Việc sắp xếp các ý nội dung từ lời mở đầu cho đến các phần như lĩnh vực ngành nghề kinh doanh, các dự án… phải được bố trí khoa học thông qua việc đanh số thứ tự trang. Ở các công ty thiết kế thương hiệu chuyên nghiệp thì họ có đội ngũ copyright sẽ đảm trách công việc này, hơn thế họ biết các biên soạn giúp thương hiệu của bạn tăng thêm các ưu điểm và lắp đầy những thiếu sót về nội dung giúp cho HSNL của bạn đảm bảo đầy đủ nội dung yêu cầu cần có từ đó tăng tính thuyết phục người đọc.

Khi cấu trúc nội dung được đảm bảo rồi thì phần trình bày trên thiết kế đồ hoạ phải thật chuyên nghiệp. Mẫu thiết kế phải đồng bộ với màu sắc thương hiệu, phong cách thương hiệu. Hình ảnh sử dụng phải đảm bảo chất lượng sắc nét không quá mờ hoặc bị vỡ khi in ấn trên các máy in chuyên chuyên nghiệp.

Tuyệt đối không để xảy ra các lỗi về chính tả trên ấn phẩm thiết kế, điều đó làm cho khách hàng đánh giá thấp sự chuyên nghiệp và hình ảnh thương hiệu cũng ảnh hưởng nghiêm trọng. Trong một số trường hợp HSNL được dịch sang nhiều thứ tiếng, nếu doanh nghiệp bạn không tự tin với ngoại ngữ thì nên thuê các trung tâm dịch thuật để đảm bảo hơn nhé.

Chuẩn bị gì khi trước khi bắt đầu ?

Trước khi bắt đầu thiết kế bạn cần chuẩn bị các nội dung quan trọng để cung cấp cho đơn vị thiết kế, một số vấn đề như sau:

• Một bảng mô tả thật cụ thể về doanh nghiệp của bạn để đơn vị thiết kế hiểu biết về doanh nghiệp bạn một cách rõ ràng nhất. Mô tả bao gồm các nội dung chính như: giới thiệu sơ lược về doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, đối tượng khách hàng mục tiêu…
• Các yêu cầu tiêu chí cần thể hiện trên thiết kế như: màu sắc, font chữ, … và quan trọng nhất là phong cách thiết kế hồ sơ năng lực.
• Cần chuẩn bị nội dung hình ảnh về nhân sự, văn phòng, nhà máy, sản phẩm hay dịch vụ… Nếu doanh nghiệp bạn chưa có hãy thuê một đơn vị chuyên chụp ảnh làm điều này hoặc yêu cầu đơn vị thiết kế cung cấp luôn dịch vụ này.
• Phát thảo sơ bộ các mục lục cần có cho một tài liệu HSNL, mục lục không cần chi tiết số trang, đây chỉ là một sơ đồ tổng quát các ý chính để đơn vị thiết kế dễ lên định hướng thiết kế cũng như đảm bảo các nội dung ý chính cần truyền đạt của doanh nghiệp bạn.
• Các tài liệu hướng dẫn về quy chuẩn thương hiệu (nếu có).

Thời gian thiết kế mất bao lâu ?

Tuỳ thuộc vào nội dung mà doanh nghiệp bạn cung cấp đủ thiếu như thế nào mà thời gian thiết kế có thể từ 7 ngày – 14 ngày thực hiện. Vậy cho nên bước chuẩn bị nội dung thiết kế cực kỳ quan trọng để bạn rúc ngắn thời gian thiết kế.

Các công ty có kinh nghiệm về thiết kế thương hiệu cũng giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm thời gian hơn, họ có những nghiệp vụ để giúp bạn cung cấp thông tin cần thiết trước khi bắt tay vào dự án.

Quy trình thực hiện mẫu HSNL như thế nào?

Mỗi công ty thiết kế thương hiệu sẽ có mỗi quy trình cách thức làm việc khác nhau, do đó không có gì là chuẩn chung cho quy trình thiết kế một tài liệu hồ sơ năng lực cả. Saigonlogo xin giới thiệu với bạn quy trình thiết kế tại công ty chúng tôi như sau:

Bước 1 – Tiếp nhận thông tin khách hàng: Tại bước này Saigonlogo sẽ trao đổi làm rõ các yêu cầu cũng như thông tin đầu vào mà khách hàng cung cấp để có hướng tư vấn thiết kế phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp và thương hiệu.

Bước 2 – Báo giá chi phí thiết kế và in ấn hồ sơ năng lực: Hai bên thống nhất các khoản chi phí, phương án thực hiện, tiến độ công việc và tiến hành các thủ tục hợp đồng thiết kế. Giá thiết kế profile thông thường được tính theo số trang nếu công ty bạn đã có sẳn hình ảnh, công ty bạn chưa có hình ảnh hoặc hình ảnh không chuyên nghiệp thì lời khuyên là bạn nên thuyết phục sếp tăng thêm phần ngân sách cho chụp hình là hồ sơ năng lực.

Bước 3 – Tiến hành lên ý tưởng thiết kế profile: Ở bước này Saigonlogo biên soạn lại các nội dung, thống nhất phần mục lục sơ đồ trang và nội dung trình bày cho từng trang, tiến hành thiết kế mẫu, xử lý hình ảnh đã có hoặc chụp mới hình ảnh làm hồ sơ năng lực. Sau khi hoàn thiện bảng thiết kế sẽ được giám đốc sáng tạo tại Saigonlogo kiểm tra phê duyệt nội bộ trước khi gửi đến khách hàng.

Bước 4: Hoàn chỉnh và chỉnh sửa: Không gì là hoàn hảo, tất cả cần có sự đóng góp ý kiến của khách hàng để các sản phẩm hoàn thiện hơn. Giai đoạn này hai bên trao đổi, chỉnh sửa các nội dung chưa vừa ý để hoàn chỉnh cuốn HSNL.

Bước 5 – In mẫu. Một mẫu in chuyên nghiệp sẽ được Saigonlogo tiến hành ngay sau khi nội dung thiết kế được hai bên thống nhất không còn chỉnh sửa gì thêm. Sau thời gian 03 ngày bạn sẽ nhận được một bản in chính thức với chất lượng in ấn, màu sắc, chất liệu giấy đúng chuẩn kỹ thuật. Đừng lo nếu bạn cảm thấy có chỗ nào chưa hài lòng hoặc muốn chỉnh sửa thêm thì hoàn toàn có thể điều chỉnh trước khi qua bước số 6.

Bước 6 – In ấn hàng loạt: Triển khai in trên máy in công nghiệp với công nghệ in offset, in hồ sơ năng lực số lượng lớn. Chất lượng bản in này sẽ cao hơn rất nhiều lần so với mẫu in test trước đó.

Bước 7 – Giao hàng và bàn giao file gốc: Saigonlogo tiến hành giao hàng tại kho chỉ định của khách hàng, miễn phí giao hàng nội thành phố HCM. Một đơn hàng in sẽ được giao sau thời gian từ 10 – 14 ngày kể từ ngày in chính thức. Song song đó bộ file gốc cũng được bàn giao qua email cho khách hàng thông qua email với hệ thống lưu trữ đám mây.

Ngoài ra khi sử dụng dịch vụ thiết kế hồ sơ năng lực tại Saigonlogo bạn còn được hỗ trợ lưu file gốc 03 năm trên hệ thống của chúng tôi, bất kỳ khi nào bạn bị thất lạc file có thể liên hệ ngay chúng tôi để cấp lại. Bên cạnh đó với kinh nghiệm lâu năm trong thiết kế in ấn, Saigonlogo sẽ tư vấn chọn chất liệu in ấn và quy cách in phù hợp cho bạn nhất.

Những điều quan trọng cần lưu ý

Nhiều doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí nên hay tìm kiếm các công cụ thiết kế hồ sơ năng lực online, đa số các trang web này không thể giúp công ty bạn tạo một thiết kế đẹp được đồng thời bạn cũng không thể dùng file thiết kế này để in ấm. Đừng mất thời gian cho các trang web thiết kế online vì chúng không giải quyết được vấn đề của bạn. Dịch vụ thiết kế hồ sơ năng lực giá rẻ thì cần phải cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn. Các công ty uy tín phải đầu tư nhân sự máy móc và quy trình quản lý chuyên nghiệp cho nên chi phí thiết kế chắt chăn cao hơn so với các công ty nhỏ hay các cá nhân thiết kế. Tuy nhiên khi làm việc với các công ty thiết kế uy tín thì chất lượng công việc sẽ tốt hơn nhờ vào kinh nghiệm và tính chuyên nghiệp của họ.

Kết lại: một hồ sơ năng lực cần đảm bảo nhiều tiêu chí như trên để trở thành một tài liệu chuyên nghiệp, là bộ mặt của doanh nghiệp trong giao tiếp với khách hàng. Doanh nghiệp chú trọng xây dựng hình ảnh, tạo ấn tượng với đối tác thì không thể bỏ qua ấn phẩm marketing này. Việc chọn một đơn vị uy tín có kinh nghiệm trong thiết kế thương hiệu là yếu tố trước tiên và không kém phần quan trọng để doanh nghiệp bạn sở hữu cuốn profile company tuyệt vời.